Ab 2026 müssen alle Unternehmen in Belgien Peppol für ihre E-Rechnungsprozesse nutzen. Diese Maßnahme steht im Einklang mit den europaweiten Initiativen zur Standardisierung der E-Rechnung und zur Reduzierung des Verwaltungsaufwands. Doch was bedeutet das für Ihr Unternehmen – und wie können Sie sich darauf vorbereiten?
Was ist Peppol?
Peppol (Pan-European Public Procurement Online) ist eine Reihe von Standards und Protokollen, die den elektronischen Dokumentenaustausch zwischen Unternehmen über Ländergrenzen hinweg ermöglichen. Es handelt sich dabei nicht um eine Plattform oder Software, sondern um ein Netzwerk und einen standardisierten Ansatz zum Austausch von Geschäftsdokumenten.
Die wichtigsten Vorteile von Peppol:
- Standardisiertes Format für Rechnungen und andere Geschäftsdokumente
- Sicherer Austausch zwischen Handelspartnern
- Kompatibilität über Landesgrenzen hinweg
- Geringere Bearbeitungszeiten und -kosten
- Höhere Genauigkeit und bessere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Die Peppol-Pflicht in Belgien ab 2026
Im Rahmen der belgischen Digitalisierungsstrategie müssen ab 2026 alle Unternehmen Rechnungen über das Peppol-Netzwerk elektronisch versenden und empfangen. Dies gilt sowohl für Business-to-Government- (B2G) als auch Business-to-Business-Transaktionen (B2B).
Die Umsetzung erfolgt schrittweise:
- 2023–2024: Freiwillige Einführung mit Anreizen
- 2025: Verpflichtend für Großunternehmen und öffentliche Auftragnehmer
- 2026: Verpflichtend für alle Unternehmen
So bereiten Sie Ihr Unternehmen vor
Die Vorbereitung auf die Peppol-Konformität erfordert Planung und gegebenenfalls eine Aktualisierung Ihrer Systeme. Die wichtigsten Schritte:
1. Analyse Ihres aktuellen Rechnungsprozesses
Verschaffen Sie sich einen Überblick über Ihren bestehenden Rechnungsprozess und identifizieren Sie, was angepasst werden muss, um den Peppol-Standards zu entsprechen. Berücksichtigen Sie dabei Dokumentenformate, Übertragungswege und Archivierungspflichten.
2. Auswahl eines Peppol Access Point-Anbieters
Um sich mit dem Peppol-Netzwerk zu verbinden, benötigen Sie einen zertifizierten Access Point-Anbieter. Dieser kümmert sich um die technische Abwicklung des Dokumentenaustauschs. Achten Sie bei der Auswahl auf:
- Integrationsmöglichkeiten mit Ihren bestehenden Systemen
- Unterstützung verschiedener Dokumenttypen
- Preisstruktur
- Technischer Support und Service-Level-Agreements
- Erfahrung und Marktposition
3. Software aktualisieren
Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Software muss Peppol-kompatible Dokumentenformate (vor allem UBL) unterstützen. Viele moderne Systeme bieten diese Funktion bereits an oder ermöglichen eine einfache Erweiterung. Falls nicht, haben Sie folgende Optionen:
- Upgrade auf eine neue Version
- Hinzufügen eines Peppol-kompatiblen Moduls
- Einsatz einer Middleware-Lösung
- Nutzung von Alternativen wie der Peppol-API von Recommand
4. Ihr Team schulen
Stellen Sie sicher, dass Ihre Buchhaltungs- und Finanzteams mit den neuen Abläufen vertraut sind, z. B.:
- Erstellen und Versenden von Peppol-konformen Rechnungen
- Empfangen und Verarbeiten eingehender E-Rechnungen
- Beheben häufiger Probleme
- Verstehen der rechtlichen Anforderungen
Wie Recommand Sie unterstützen kann
Als zertifizierter Peppol Access Point bietet Recommand eine einfache, entwicklerfreundliche Lösung zur Einhaltung der Peppol-Vorgaben. Unsere API lässt sich problemlos in bestehende Software integrieren und bietet zusätzliche Funktionen wie:
- KI-gestützte Umwandlung älterer Rechnungsformate in Peppol
- Intuitives Dashboard zur Rechnungsübersicht
- Open-Source-Implementierung für maximale Transparenz
Wenn Sie jetzt mit Peppol starten, sind Sie der Frist 2026 einen Schritt voraus – und profitieren schon vorher von effizienteren Abläufen und geringeren Kosten.
Nächste Schritte
Bereit für den Einstieg in die Peppol-Welt? Kontaktieren Sie unser Team, um zu besprechen, wie Recommand Ihrem Unternehmen beim reibungslosen Übergang zur Peppol-E-Rechnung helfen kann.